Trong một số trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty thay đổi chữ ký của chính mình. Người đại diện theo pháp luật ở đây thường là giám đốc hoặc tổng giám đốc của công ty, đối với các trường hợp này theo quy định của pháp luật cần thực hiện các thủ tục nào?
Khác với việc thay đổi đại diện theo pháp luật của công ty, việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật không cần phải làm thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, tuy nhiên theo quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC quy định việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký (trong đó có chữ ký của đại diện theo pháp luật). Hãy cùng Luật Blue tìm hiểu chi tiết về thủ tục này.
1. Cơ sở pháp lý:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Nghị định 41/2018/NĐ-CP
2. Quy định pháp luật
Việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật không cần phải làm thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tuy nhiên theo quy định tại Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký trong đó có chữ ký của đại diện theo pháp luật. Và Doanh nghiệp không cần thông báo các thủ tục với cơ quan thuế :
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Như vậy, đối với việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp không cần thông báo tới các cơ quan nhà nước nhưng cần thực hiện việc mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu giữ tại doanh nghiệp trong các trường hợp các cơ quan về thuế kiểm tra đột xuất. Tránh trường hợp doanh nghiệp không thực hiện sẽ bị phạt theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP :
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
– Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
– Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
– Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
– Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
– Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
– Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
– Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
Hồ sơ thông báo thay đổi mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp
Doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật thông tin doanh nghiệp theo biểu mẫu ban hành kèm theo thông tư 02/2019/TT-BKHĐT
Đồng thời doanh nghiệp nộp lại thông báo đăng ký sử dụng mẫu dấu doanh nghiệp để phòng đăng ký kinh doanh đẩy lại bản thông báo mới có mẫu chữ ký mới lên cổng thông tin điện tử quốc gia.
Có rất nhiều doanh nghiệp đăng gặp vướng mắc về việc khi thành lập công ty do một vài lý do tế nhị mà trong hồ sơ thành lập công ty gửi lên phòng đăng ký kinh doanh mẫu chữ ký của thành viên/ cổ đông công ty và người đại diện theo pháp luật không giống như chữ ký thực tế. Nên khi thay đổi đăng ký kinh doanh doanh nghiệp lo lắng về việc này. Đây chính là lý do chúng tôi hướng dẫn thủ tục này để trợ giúp doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Luật Blue để được tư vấn miễn phí
CÔNG TY TƯ VẤN DOANH NGHIỆP LUẬT BLUE
Địa chỉ: Phòng 306, chung cư B34. phường Hưng Lợi , quận Ninh Kiều , thành phố Cần Thơ
Điện thoại: 0989.347.858 – 0911.999.029
Email: HoTroDoanhNghiepCanTho@gmail.com
