Thực tiễn cho thấy, bên cạnh chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì con dấu doanh nghiệp cũng được coi là một dạng chữ ký của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa rằng, chữ ký và con dấu doanh nghiệp luôn đi đôi với nhau tạo nên giá trị và hiệu lực của văn bản được ký kết giữa các bên. Bài viết này xin được phân tích thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp.
Căn cứ theo Điều 36 Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định về con dấu doanh nghiệp, theo đó, nhà làm luật có quy định: mỗi doanh nghiệp có con dấu riêng, con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp, hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng của con dấu sẽ theo quy định riêng của pháp luật. Điều đó cũng có nghĩa rằng, mỗi doanh nghiệp chỉ có một con dấu riêng của mình, chỉ trong những trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai. Theo đó, con dấu được coi là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Ý nghĩa của con dấu đối với các cơ quan rất quan trọng, vì vậy chỉ trong những trường hợp đặc biệt thì cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới thay đổi con dấu doanh nghiệp. Bài viết này, chúng tôi xin được phân tích thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp như sau:
Trước khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực thì doanh nghiệp áp dụng theo các quy định tại Thông tư 21/2012/TT-BCA có ghi nhận về thời hạn sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức là 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Theo đó, khi hết thời hạn sử dụng trên thì cơ quan, tổ chức phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Tuy nhiên, khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có giá trị hiệu lực thì quy định về thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp đã có những thay đổi theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp có quyền quyết định về con dấu của mình như sau:
+ Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, trong đó nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
+ Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo Điều lệ của công ty.
Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chủ động trong việc khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu, trước khi sử dụng con dấu, theo đó doanh nghiệp chỉ cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm mục đích để bên thứ ba biết về việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp, thay vì đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây. Điều đó có nghĩa rằng, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hay hủy bỏ con dấu chỉ cần thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Sự thay đổi các quy định giữa Luật Doanh nghiệp năm 2005 và Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã đặt ra một vấn đề đối với những doanh nghiệp thành lập và xin con dấu trước ngày 01/07/2015 thì có phải thay đổi con dấu hay không? Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp, theo đó các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 thì tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp và không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Đối với trường hợp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Điều đó có thể hiểu, doanh nghiệp được pháp luật quy định bỏ con dấu hay hoạt động kinh doanh không cần dùng con dấu nữa.
Việc nhà làm luật quy định về việc trao quyền tự chủ về con dấu thì doanh nghiệp phải xây dựng quy định, quy chế chặt chẽ để làm sao một mặt đáp ứng được yêu cầu tự do sử dụng, đạt hiệu quả cao nhất nhưng đồng thời đảm bảo được quyền quản lý con dấu, sự an toàn của chính doanh nghiệp. Việc cho phép tự do, thoải mái tự quy định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu không đồng nghĩa với việc cơ quan nhà nước sẽ quản lý con dấu lỏng lẻo, sử dụng tùy tiện ảnh hưởng tới cơ chế quản lý hiệu quả của cơ quan nhà nước và gây ra những hậu quả không đáng có. Bởi việc lạm dụng con dấu của doanh nghiệp để ký kết các hợp đồng, các văn bản giấy tờ sẽ phát sinh nhiều tranh chấp phức tạp khi đưa ra xét xử tại Tòa án nhân dân.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Luật Blue để được tư vấn miễn phí
CÔNG TY TƯ VẤN DOANH NGHIỆP LUẬT BLUE
Địa chỉ: Phòng 306, chung cư B34. phường Hưng Lợi , quận Ninh Kiều , thành phố Cần Thơ
Điện thoại: 0989.347.858 – 0911.999.029
Email: HoTroDoanhNghiepCanTho@gmail.com
