Về vấn đề làm thủ tục giấy tờ, ký kết hợp đồng, đóng dấu văn bản chính sách… được khá nhiều doanh nghiệp để ý và quan tâm. Tu vấn Blue sẽ hướng dẫn các bạn cách đóng dấu giáp lai nhiều tờ theo đúng quy định của pháp luật.
Quy định về đóng dấu
Theo điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định
- Đóng dấu phải dõ dàng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực mẫu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tỏ chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Quy định về dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai được hưởng dẫn tại khoản 2 diều 13 thông tư 01/2011/TT-BVN thì có quy định.
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 điều 26 nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
Dấu cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa hai mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lần đóng dấu được tối đa 05 trang văn bản.
Có trường hợp doanh nghiệp và khách hàng đã ký kết hợp đồng và có đóng dấu giáp lai xong, nhưng khi kiểm tra lại thì mới phát hiện ra là trang cuối của bản hợp đồng bị sai nội dung. Sau đó doanh nghiệp đã thay thế trang cuối bằng tờ giấy khác có đầy đủ chữ ký lại và cho đóng dấu giáp lai mới lên trên bộ hợp đồng. Lúc này hợp đồng có 2 con dấu giáp lai, trong trường hợp này thì hợp đồng có hợp pháp ý hay không.
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để rên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quảng lý ngành.
Thông thường khi các doanh nghiệp ký kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Đối với những hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai một lần thì có thể chia ra đóng dấu giáp lai lên các trang liên tiếp cho đến khi đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp.
Như vậy trong trường hợp trê mộ bộ hợp đồng có hai con dấu giáp lai, một con dấu giáp lai toàn bộ hợp đồng, một dấu giáp lai thiếu trang cuối cùng thì vần phù hợp theo quy định của pháp luật bởi khi ráp các trang lại dấu giáp lai khớp khớp với con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm đảm báo tính chân thực, khách quan của trang cuối cùng khi phát hiện ra sai sót và có chỉnh sửa lại để chánh trường hợp làm thay đổi nội dung và giả mạo văn bản.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
